Setiap perusahaan membutuhkan pengawasan terhadap persediaan dan pengadaan barang agar aktivitas produksi dan distribusi bisa berjalan dengan lancar. Salah satu caranya adalah dengan melakukan pengawasan terhadap purchase order (PO). Tanpa adanya pengawasan terhadap purchase order, maka dipastikan perusahaan tidak akan tahu keberadaan persediaan (inventory). Lalu, apa itu Purchase Order dan bagaimana alurnya? Simak selengkapnya dalam artikel berikut ini.

Pengertian Purchase Order (PO)

Di dalam manajemen inventory, purchase order (PO) merupakan bagian dari pembelian sehingga secara langsung menjadi bagian pula dalam aktivitas pengadaan (produksi). Purchase order (PO) menjadi syarat utama dalam pembelian persediaan dari pemasok. Purchase Order (PO) bisa diartikan sebagai bentuk kontrak antara pengguna (produsen) dengan pemasok (supplier) dalam pelaksanaan pengadaan barang. Purchase order (PO) berfungsi sebagai bukti pemesanan atau surat pemesanan yang harus dibuat sebelum proses transaksi pembelian persediaan.

Di dalam manajemen Inventory, Purchase Order (PO) juga berfungsi sebagai Delivery Order (DO) karena berupa dokumen perintah untuk mengeluarkan persediaan. Intinya, keberadaan Purchase Order (PO) sangat penting dalam rangkaian aktivitas perusahaan seperti mengadakan barang, material, atau bahan baku untuk keperluan produksi.

Alur Purchase Order (PO) dalam Manajemen Inventory

Dalam pengawasan Purchase Order (PO), terdapat beberapa alur yang saling berkaitan dan melibatkan pihak pemasok dengan pihak perusahaan yang membutuhkan barang. Berikut ini, alur purchase order (PO) dalam manajemen inventory.

1. Proses Perencanaan

Proses perencanaan merupakan awal dari alur Purchase Order (PO) dalam manajemen inventory. Proses ini meliputi perencanaan jumlah material yang dipesan dan waktu (penjadwalan). Proses perencanaan harus dilakukan supaya material (bahan baku) yang dikirim sesuai dengan kapasitas dan tidak terjadi masalah keterlambatan pengiriman. Bagi perusahaan, perencanaan harus ditentukan membuat gambaran rencana produksi terlebih dahulu. Gambaran tersebut meliputi target penjualan total dalam satu periode.

2. Proses Administrasi

Proses administrasi di dalam alur purchase order (PO) meliputi tahap perhitungan terhadap jumlah material yang dipesan, dokumentasi penyerahan, dan administrasi pembayaran. Proses administrasi diperlukan supaya kinerja divisi purchasing bisa produktif, khususnya dalam melaksanakan tugas pengadaan dan pengelolaan material.

3. Proses Produksi dan Penyerahan

Proses produksi persediaan oleh supplier pasti membutuhkan waktu yang relatif, sesuai dengan jenis persediaan yang diminta. Artinya, pihak supplier membutuhkan lead time yang cukup untuk memenuhi kebutuhan persediaan para klien. Setelah persiapan selesai diproduksi, maka supplier bisa langsung menyerahkannya kepada klien. Proses penyerahan persedian harus dilakukan dengan tepat waktu supaya proses produksi suatu barang bisa dilakukan dengan tepat waktu pual.

4. Proses Penerimaan dan Penyimpanan

Proses penerimaan inventory harus dilakukan secara cepat, tepat, dan sederhana. Persediaan yang akan diterima harus dipastikan terlebih dahulu bahwa telah sesuai, baik jumlahnya maupun mutunya. Untuk mengetahuinya, pihak purchasing akan mencocokkan dengan standar yang tertulis dalam dokumen penyerahan (Purchase Order). Selanjutnya, persediaan bisa disimpan terlebih dahulu di gudang sebelum dimanfaatkan untuk proses produksi.

5. Proses Penyerahan ke Bagian Produksi

Tahap terakhir dari alur Purchase Order (PO) adalah penyerahan persediaan ke bagian produksi. Pada tahap ini, persediaan akan digunakan untuk proses produksi barang jadi. Setelah tahap ini selesai, maka dipastikan perusahaan akan memulai siklus usahanya dengan produk yang sesuai dengan kebutuhan dan permintaan konsumen.

Dalam manajemen inventory, purchase order sangat penting supaya aktivitas produksi bisa lancar. Maka itu, tidak heran jika saat ini banyak menggunakan aplikasi manajemen inventory. Aplikasi ini sangat cocok untuk manajemen pembelian, manajemen gudang, dan manajemen stok. Tapi, tidak semua aplikasi manajemen inventory memiliki fitur-fitur yang mudah.

Jika Anda membutuhkan aplikasi manajemen inventory yang cocok, maka dRetail satu-satu rekomendasi untuk Anda. Aplikasi manajemen inventory dari dRetail akan mendukung usaha Anda dengan kemudahan mengelola pembelian, persediaan bahan baku, serta update stok. Kemudahan aplikasi manajemen inventory dari dRetail bisa Anda dapatkan GRATIS 14 hari, setelah Anda klik di sini. Coba sekarang yuk!